Contratos, licencias, facturas, informes financieros y más. Los documentos que se manejan en una empresa cada día son muchos y esto requiere un proceso ágil de gestión y es aquí donde aparece la firma digital como solución.
Además, como muchas empresas e instituciones han optado por mantener el trabajo a distancia, esta posibilidad resuelve muchos inconvenientes. Por eso, hoy hablaremos sobre qué es la firma electrónica (en PDF) y sus ventajas frente a la firma en papel.
¿Qué es la firma en PDF?
Es la firma que se hace de forma digital sobre un documento que generalmente es un formato PDF. Dicha firma puede ser ordinaria, es decir, hecha con un bolígrafo digital o escaneada. Asimismo, se puede usar una firma cualificada que es cuando se adjunta un documento de autorización.
Para realizar estas firmas hay muchas opciones, pero Soda PDF es la mejor opción en Español para este fin.
Es la herramienta digital que te va a permitir disfrutar de las ventajas de la firma digital que te detallamos a continuación.
5 ventajas de firmar tus documentos PDF digitalmente
No solo las empresas se pueden beneficiar de las ventajas de la firma digital en PDF. Profesionales como abogados, contadores o arquitectos también pueden hacerlo.
- Ahorro de costes. Con la firma en PDF se eliminan costos de impresión, tinta e incluso también se ahorra tiempo. Además, se disminuye el impacto ambiental al consumir menos papel.
- Aumenta la productividad. Tanto en proceso de envío de documentos como en su impresión se reduce el tiempo empleado, y puede usarse para otras actividades lo que tendrá un impacto en la productividad.
- Mejora la satisfacción del cliente. La firma en PDF permite que los clientes puedan firmar documentos desde cualquier lugar y dispositivo, mejorando así su experiencia con la empresa, ya sea al momento de comprar o vender.
- Trámites más sencillos. En ocasiones el flujo de trabajo en una empresa depende mucho de las firmas de documentos. Con la firma digital todo es más sencillo y esto contribuye a que los procesos como las salidas de almacén, transporte y distribución fluyan mejor.
- Mejora la seguridad. Los documentos en PDF se pueden proteger con cifrado de 128 bits que hacen casi imposible que terceros accedan a él y puedan alterarlo. Algo que no puedes hacer con un documento en papel, el cual puede sufrir falsificaciones.
Son claras las ventajas que ofrece un sistema de firma de documentos frente a otro.
¿En qué casos se debe usar la firma digital?
Hay que tener en cuenta que la firma digital y la firma electrónica no son lo mismo.
La firma digital se usa para documentos legales y de gran valor en las empresas o personas naturales como pueden ser órdenes de compra o contratos de compraventa, por ejemplo. En pocas palabras, es la firma más formal.
Por otro lado, la firma electrónica se usa para documentos internos en las empresas como autorizaciones de salida de almacén o aprobar informes.
Con esto resuelto, ya puedes hacer uso de la firma digital en PDF y disfrutar de todas sus ventajas.
