Los trabajadores hacen más de dos millones de horas extra sin cobrar en España, según los datos recopilados de la Encuesta de Población Activa (EPA). A pesar de la entrada en vigor en 2019 de la ley de control horario, los problemas de las empresas para registrar las entradas y salidas de su plantilla, así como los trucos para manipular los datos, han hecho que el control horario siga siendo una quimera para muchas organizaciones y empleados.
Debido a las lagunas de esta ley, el Gobierno ha querido aprobar una nueva ley de control horario para garantizar la transparencia y trazabilidad en el registro del tiempo trabajado en las organizaciones. Para ello, la nueva regulación obliga a digitalizar el sistema de control horario y, al mismo tiempo, endurece las sanciones por incumplimiento. En concreto, estas pueden llegar a multas de 10.000 euros por trabajador.
Ante la aplicación de la nueva normativa, prevista antes de que termine este 2025, el uso de un software control horario va a ser imprescindible. No en vano, esta tecnología es la que permite que, por ejemplo, la Inspección Laboral del Trabajo y los sindicatos de empresa puedan acceder a esta información de forma remota, un punto que exige la nueva regulación.
Pero, además, estas soluciones tienen un impacto mayor que va más allá de cumplir con la legislación y evitar sanciones. También evita conflictos, malos entendidos y la sobrecarga de tareas administrativas poco productivas. El resultado: mejora la relación entre empresa y empleado.
Riesgos legales y falta de eficiencia
Como ha quedado comprobado desde la aprobación de la primera ley de registro horario hace seis años, la gestión tradicional y manual del control horario, además de laboriosa, multiplica el riesgo de errores e incumplimientos. Ante estos problemas, el cambio que se avecina va a obligar a cualquier negocio a facilitar a la inspección laboral los registros horarios de sus trabajadores con el ánimo de evaluar la veracidad de los mismos. Por ello, la incorporación tecnológica ya es ineludible.
El coste de no digitalizarse es doble: pérdidas económicas por sanciones y desgaste en la confianza de los equipos. Sobre todo cuando en los últimos años no han dejado de salir noticias en los medios de comunicación de sanciones a empresas que han manipulado datos sobre horarios por valor de millones de euros en organizaciones de todo el país.
Centralizar y automatizar con un software de control horario
Los nuevos requisitos normativos han hecho que solo haya una respuesta correcta por parte de las empresas: implementar un software de control horario que permite una gestión centralizada, automatizada y sin fisuras del registro de horas de los empleados. Solo con ellas será posible cumplir con la ley y establecer la conexión que exigirá con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, así como con los sindicados de la empresa.
Pero, además de registrar entradas y salidas en espacios físicos, estos softwares también permiten fichar desde cualquier lugar a través del móvil o la web, registrar descansos y ausencias con suma facilidad. De este modo, los responsables de Recursos Humanos agilizan su gestión diaria, ya que estas herramientas generan informes automáticos para presentar ante cualquier inspección y eliminan errores humanos en el conteo de horas y cálculos de horas extra o turnos.
Otra ventaja crucial de utilizar estos softwares de control horario es la transparencia: los empleados pueden consultar su jornada en tiempo real, corregir incidencias y hacer un seguimiento de su propio equilibrio trabajo/vida personal.
De este modo, los principales beneficios de implantar un software de control horario como el de Sesame HR son:
- Cumplimiento legal sin estrés. Las organizaciones automatizan el registro horario, reducen errores y tienen a mano todos los documentos requeridos por la legislación vigente a la hora de atestiguarlo. Así, el software actúa como un escudo ante sanciones y auditorías, liberando tiempo y preocupaciones en la gestión.
- Optimización y eficiencia para RRHH. Con estas soluciones, los profesionales de Recursos Humanos se olvidan del papeleo y los registros dispersos en hojas de cálculo y papeles. El programa centraliza todos los datos, permitiendo a los miembros de RR HH dedicar más tiempo a tareas de valor como la formación, el clima laboral o la captación de talento.
- Bienestar y conciliación para el equipo. El acceso desde cualquier dispositivo y la posibilidad de consultar y gestionar el horario favorece la autonomía de los empleados. Además, la flexibilidad horaria es más fácil de implementar y de comprobar en modelos híbridos o remotos, lo que mejora la satisfacción y reduce la rotación de empleados.
En la era de la digitalización y con la entrada inminente de la nueva ley, modernizar el control de horarios ya no es solo cuestión de cumplir la ley, sino de aspirar a una gestión eficiente, transparente y humana. No esperes a que una inspección o el cansancio de tu equipo limiten el crecimiento dentro de tu organización. Apuesta por un control horario inteligente y dedica tus recursos humanos en lo que realmente importa: hacer crecer y cuidar a tu compañía.
